Επαγγελματικό αυτοκίνητο: Αρκεί το τιμολόγιο για να εκπέσει η δαπάνη;

Τι προβλέπει ο Κώδικας Φορολογίας Εισοδήματος για καύσιμα, επισκευές, συντήρηση και λοιπά έξοδα οχημάτων – Πότε τα πραγματικά περιστατικά αποκτούν καθοριστική σημασία

Το τιμολόγιο αποτελεί βασικό αποδεικτικό στοιχείο, αλλά η φορολογική αναγνώριση μιας δαπάνης δεν κρίνεται αποκλειστικά από την ύπαρξη ενός παραστατικού. Ο νόμος απαιτεί να πρόκειται για πραγματική συναλλαγή, να υπάρχει σύνδεση με την επιχειρηματική δραστηριότητα, να έχει γίνει η σχετική καταχώριση και η δαπάνη να αποδεικνύεται με κατάλληλα δικαιολογητικά.

Οι δαπάνες που συνδέονται με οχήματα αποτελούν διαχρονικά ένα από τα σημεία που μπορεί να απασχολήσουν έναν φορολογικό έλεγχο. Καύσιμα, επισκευές, ανταλλακτικά, service, ελαστικά, διόδια, μισθώσεις και άλλες σχετικές δαπάνες δεν κρίνονται μόνο από το εάν υπάρχει ένα τιμολόγιο.

Το βασικό πλαίσιο βρίσκεται στα άρθρα 22 και 23 του ν. 4172/2013 (Κώδικας Φορολογίας Εισοδήματος).

Το άρθρο 22 βάζει τέσσερις βασικές προϋποθέσεις

Το άρθρο 22 του ΚΦΕ θέτει τον γενικό κανόνα για την έκπτωση των επιχειρηματικών δαπανών.

Μια δαπάνη πρέπει, μεταξύ άλλων:

- να πραγματοποιείται προς το συμφέρον της επιχείρησης ή κατά τις συνήθεις εμπορικές συναλλαγές της,

- να αντιστοιχεί σε πραγματική συναλλαγή,

- να έχει καταχωριστεί στα τηρούμενα βιβλία της περιόδου κατά την οποία πραγματοποιείται και

- να αποδεικνύεται με κατάλληλα δικαιολογητικά.

Επομένως, η απάντηση στο ερώτημα «έχω τιμολόγιο, άρα η δαπάνη εκπίπτει;» δεν είναι αυτομάτως καταφατική.

Το τιμολόγιο είναι απαραίτητο στοιχείο της τεκμηρίωσης. Δεν καταργεί, όμως, τις υπόλοιπες προϋποθέσεις του άρθρου 22.

■ Το κρίσιμο τρίπτυχο

Σε έναν φορολογικό έλεγχο η εικόνα της δαπάνης μπορεί να συνοψιστεί ως εξής:

Υπάρχει παραστατικό;

Υπήρξε πράγματι η συναλλαγή;

Συνδέεται η δαπάνη με την επιχειρηματική δραστηριότητα;

Εφόσον πληρούνται οι νόμιμες προϋποθέσεις και δεν υπάρχει ειδικός περιορισμός, η δαπάνη μπορεί να εκπέσει.

■ Τι σημαίνει «πραγματική συναλλαγή»

Η αναφορά του νόμου σε «πραγματική συναλλαγή» έχει ιδιαίτερη σημασία.

Το φορολογικό παραστατικό αποτελεί το έγγραφο που αποτυπώνει τη συναλλαγή. Σε έναν έλεγχο, όμως, μπορεί να εξεταστεί εάν η συναλλαγή που εμφανίζεται στα βιβλία ανταποκρίνεται στα πραγματικά γεγονότα.

Για παράδειγμα, μια επιχείρηση εμφανίζει τιμολόγιο 2.500 ευρώ για επισκευή οχήματος.

Το τιμολόγιο αποτελεί στοιχείο της συναλλαγής.

Μπορεί, όμως, να εξεταστεί εάν:

- η επισκευή πραγματοποιήθηκε πράγματι,

- αφορά όχημα που συνδέεται με την επιχείρηση,

- η δαπάνη καταχωρίστηκε κανονικά,

- υπάρχουν τα σχετικά δικαιολογητικά και

- η δαπάνη εξυπηρετεί την επιχειρηματική δραστηριότητα.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η ύπαρξη ενός παραστατικού δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται ως το μοναδικό στοιχείο της φορολογικής τεκμηρίωσης.

■ Ειδικά για τα καύσιμα και τα διόδια

Η ΑΑΔΕ έχει διευκρινίσει ειδικά ότι καύσιμα και διόδια εταιρικών οχημάτων εξετάζονται υπό το πρίσμα των διατάξεων του άρθρου 22.

Συνεπώς, δεν υπάρχει ένας ξεχωριστός κανόνας που να λέει ότι κάθε τέτοια δαπάνη εκπίπτει αυτομάτως επειδή υπάρχει απόδειξη ή τιμολόγιο.

Εφαρμόζονται οι γενικές προϋποθέσεις του άρθρου 22.

Αυτό έχει πρακτική σημασία κυρίως όταν το όχημα μπορεί να χρησιμοποιείται τόσο για επαγγελματικές όσο και για προσωπικές μετακινήσεις.

■ Χρειάζεται υποχρεωτικά βιβλίο διαδρομών;

Εδώ υπάρχει μια σημαντική διάκριση.

Δεν προκύπτει από το άρθρο 22 ένας γενικός κανόνας ότι κάθε επιχείρηση πρέπει υποχρεωτικά να τηρεί συγκεκριμένο ημερολόγιο διαδρομών προκειμένου να εκπέσει τα έξοδα ενός οχήματος.

Άλλο όμως είναι η υποχρέωση τήρησης ενός συγκεκριμένου βιβλίου και άλλο η απόδειξη των πραγματικών περιστατικών σε έναν φορολογικό έλεγχο.

Εάν προκύψει ζήτημα σχετικά με τον επιχειρηματικό χαρακτήρα μιας δαπάνης, μπορούν να αποκτήσουν αποδεικτική αξία στοιχεία όπως:

- εντολές εργασίας,

- επισκέψεις σε πελάτες,

- συμβάσεις,

- δελτία αποστολής,

- παραδόσεις,

- στοιχεία έργων,

- προγραμματισμένα ραντεβού,

- στοιχεία συντήρησης,

- στοιχεία κίνησης του οχήματος, όπου τηρούνται,

- και γενικότερα κάθε πρόσφορο στοιχείο που συνδέει τη χρήση του οχήματος με την επιχειρηματική δραστηριότητα.

Δεν σημαίνει ότι όλα τα παραπάνω απαιτούνται σε κάθε περίπτωση.

Σημαίνει ότι η πραγματική χρήση του οχήματος μπορεί να αξιολογηθεί μαζί με το παραστατικό και τα υπόλοιπα στοιχεία της επιχείρησης.

■ Όταν υπάρχει μικτή χρήση του αυτοκινήτου

Το ζήτημα γίνεται πιο σύνθετο όταν το ίδιο όχημα χρησιμοποιείται για επαγγελματικές αλλά και προσωπικές μετακινήσεις.

Ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα είναι ο ελεύθερος επαγγελματίας που χρησιμοποιεί το Ι.Χ. αυτοκίνητό του για να επισκέπτεται πελάτες, αλλά ταυτόχρονα το χρησιμοποιεί για τις προσωπικές του ανάγκες.

Το γεγονός ότι έχει παραστατικά για τα καύσιμα αποδεικνύει την αγορά των καυσίμων.

Δεν σημαίνει, όμως, από μόνο του ότι κάθε σχετική δαπάνη έχει επιχειρηματικό χαρακτήρα.

Το άρθρο 23 του ΚΦΕ προβλέπει, μεταξύ άλλων, ότι οι προσωπικές καταναλωτικές δαπάνες δεν εκπίπτουν.

Άρα, όταν υπάρχει μικτή χρήση, η πραγματική εικόνα της δραστηριότητας αποκτά ιδιαίτερη σημασία.

■ Παράδειγμα 1: Εταιρεία τεχνικών υπηρεσιών

Μια εταιρεία τεχνικών υπηρεσιών διαθέτει όχημα που χρησιμοποιείται για μετακινήσεις σε πελάτες και εργοτάξια.

Κατά τη διάρκεια ενός έτους καταχωρίζει:

6.000 ευρώ σε καύσιμα.

Για τις αγορές υπάρχουν τα νόμιμα παραστατικά και οι δαπάνες έχουν καταχωριστεί στα βιβλία.

Παράλληλα, η εταιρεία διαθέτει συμβάσεις, εντολές εργασίας και στοιχεία των έργων στα οποία απασχολείται.

Στην περίπτωση αυτή, τα πρόσθετα στοιχεία δεν αντικαθιστούν τα τιμολόγια.

Ενισχύουν, όμως, την τεκμηρίωση της σύνδεσης των δαπανών με την επιχειρηματική δραστηριότητα.

■ Παράδειγμα 2: Ελεύθερος επαγγελματίας με επιβατικό Ι.Χ.

Ένας επαγγελματίας χρησιμοποιεί το προσωπικό του αυτοκίνητο για να μετακινείται σε πελάτες.

Έχει κανονικά παραστατικά για καύσιμα και επισκευές.

Σε έναν έλεγχο, το ζήτημα δεν εξαντλείται στο αν τα παραστατικά είναι υπαρκτά.

Μπορεί να εξεταστεί το συνολικό πραγματικό πλαίσιο της χρήσης του αυτοκινήτου και η σχέση των συγκεκριμένων δαπανών με την επιχειρηματική δραστηριότητα.

Η ύπαρξη παραστατικού είναι αναγκαία, αλλά η επιχειρηματική σύνδεση της δαπάνης αποτελεί ξεχωριστό ζήτημα.

■ Παράδειγμα 3: Επισκευή επαγγελματικού οχήματος

Μια επιχείρηση πραγματοποιεί επισκευή αξίας 4.000 ευρώ σε όχημα που χρησιμοποιεί για τη δραστηριότητά της.

Υπάρχει τιμολόγιο από το συνεργείο.

Εάν η επισκευή πραγματοποιήθηκε πράγματι, αφορά το συγκεκριμένο όχημα, έχει καταχωριστεί στα βιβλία και συνδέεται με τη λειτουργία της επιχείρησης, τότε πληρούνται κατ’ αρχήν οι βασικές προϋποθέσεις του άρθρου 22, με την επιφύλαξη των λοιπών διατάξεων.

Αντίθετα, εάν υπάρχουν πραγματικά περιστατικά που έρχονται σε αντίθεση με το περιεχόμενο του παραστατικού, η ύπαρξη του τιμολογίου δεν αρκεί από μόνη της για να επιλύσει το ζήτημα.

■ Άρθρο 22: Ο γενικός κανόνας

Η ΑΑΔΕ, στις οδηγίες της για την εφαρμογή του άρθρου 22, επαναλαμβάνει ότι πρόκειται για τον γενικό κανόνα έκπτωσης των επιχειρηματικών δαπανών.

Οι προϋποθέσεις δεν είναι εναλλακτικές αλλά λειτουργούν σωρευτικά.

Για να εκπέσει μια δαπάνη πρέπει, κατά κανόνα:

✓ να εξυπηρετεί την επιχείρηση,

✓ να αφορά πραγματική συναλλαγή,

✓ να έχει καταχωριστεί στα βιβλία,

✓ να αποδεικνύεται με κατάλληλα δικαιολογητικά,

✓ και να μην εμπίπτει σε ειδική περίπτωση μη έκπτωσης του άρθρου 23.

■ Και το άρθρο 23 έχει τον δικό του ρόλο

Το άρθρο 23 περιλαμβάνει κατηγορίες δαπανών που δεν εκπίπτουν φορολογικά, ακόμη και αν υπάρχει σχετικό παραστατικό.

Χαρακτηριστική περίπτωση είναι οι προσωπικές καταναλωτικές δαπάνες.

Επίσης, ο νόμος προβλέπει ειδικούς κανόνες για τον τρόπο εξόφλησης ορισμένων δαπανών. Η ΑΑΔΕ, για παράδειγμα, έχει αποτυπώσει στις οδηγίες της την περίπτωση δαπάνης αγοράς αγαθών ή λήψης υπηρεσιών άνω των 500 ευρώ που δεν εξοφλείται με το απαιτούμενο τραπεζικό μέσο.

Άρα, ακόμη και ένα πραγματικό και επιχειρηματικό έξοδο μπορεί να χρειάζεται επιπλέον έλεγχο ως προς τις προϋποθέσεις του άρθρου 23.

■ Τι πρέπει να μπορεί να αποδείξει μια επιχείρηση

Δεν υπάρχει ένα ενιαίο «πακέτο δικαιολογητικών» που να είναι υποχρεωτικό για κάθε όχημα και κάθε επιχείρηση.

Ωστόσο, σε πρακτικό επίπεδο, είναι χρήσιμο να υπάρχει μια συνεκτική εικόνα:

1. Το όχημα

Ποιο είναι το όχημα και ποια είναι η σχέση του με την επιχείρηση;

2. Η δαπάνη

Ποιο ποσό καταβλήθηκε και για ποια υπηρεσία ή αγορά;

3. Το παραστατικό

Υπάρχει το απαιτούμενο φορολογικό στοιχείο;

4. Η πραγματική συναλλαγή

Πραγματοποιήθηκε πράγματι η αγορά, η επισκευή ή η υπηρεσία;

5. Ο επιχειρηματικός σκοπός

Πώς συνδέεται η συγκεκριμένη δαπάνη με τη δραστηριότητα;

Όταν αυτά τα στοιχεία συνθέτουν μια συνεπή πραγματική εικόνα, η τεκμηρίωση της δαπάνης είναι σαφώς πληρέστερη.

■ Το συμπέρασμα

Το ερώτημα «αρκεί το παραστατικό;» δεν μπορεί να απαντηθεί με ένα απόλυτο «ναι».

Ο ν. 4172/2013 θέτει συγκεκριμένες προϋποθέσεις για την έκπτωση των επιχειρηματικών δαπανών. Το άρθρο 22 απαιτεί, μεταξύ άλλων, η δαπάνη να εξυπηρετεί την επιχείρηση, να αντιστοιχεί σε πραγματική συναλλαγή, να έχει καταχωριστεί στα βιβλία και να αποδεικνύεται με κατάλληλα δικαιολογητικά.

Ειδικά για τα εταιρικά οχήματα, η ΑΑΔΕ έχει διευκρινίσει ότι δαπάνες όπως καύσιμα και διόδια εξετάζονται με βάση τις προϋποθέσεις του άρθρου 22.

Επομένως:

«Το παραστατικό είναι βασικό. Δεν είναι όμως το μοναδικό κριτήριο.»

Σε περίπτωση ελέγχου, η φορολογική εικόνα μπορεί να κριθεί από το σύνολο των στοιχείων που αποδεικνύουν ότι η δαπάνη ήταν πραγματική και συνδεόταν με την επιχειρηματική δραστηριότητα.

Και ειδικά όταν ένα όχημα χρησιμοποιείται και για προσωπικές μετακινήσεις, το ζήτημα δεν είναι μόνο αν αγοράστηκαν τα καύσιμα, αλλά και ποια πραγματική χρήση συνδέεται με την επιχείρηση.

■ Νομικό πλαίσιο

- Ν. 4172/2013 – άρθρο 22: Εκπιπτόμενες επιχειρηματικές δαπάνες.

- Ν. 4172/2013 – άρθρο 23: Μη εκπιπτόμενες επιχειρηματικές δαπάνες.

- ΠΟΛ. 1113/2015: Οδηγίες για την εφαρμογή των άρθρων 22 και 23.

- ΔΕΑΦΑ 1134898 ΕΞ 2016: Διευκρινίσεις της ΑΑΔΕ, μεταξύ άλλων, για καύσιμα και διόδια εταιρικών οχημάτων.

Το παρόν αποτελεί ενημερωτικό δημοσιογραφικό άρθρο και δεν υποκαθιστά εξατομικευμένη φορολογική ή νομική συμβουλή

Παναγιώτης Ράγγος

Λογιστής Φοροτεχνικός  Α΄ Τάξης - 

Πιστοποιημένος Εσωτερικός Ελεγκτή