Εστίαση, αποθέματα και έλεγχος πραγματικού τζίρου. Από την κουζίνα στο Ε3 Παραγωγή σε εξέλιξη, ληγμένα, φύρα και myDATA με βάση τα ΕΛΠ Στην εστίαση, η απογραφή δεν είναι μια απλή καταμέτρηση κιβωτίων στο τέλος της χρήσης. Είναι η λογιστική αποτύπωση μιας καθημερινής παραγωγικής διαδικασίας: οι πρώτες ύλες εισέρχονται στην κουζίνα, μετατρέπονται σε παρασκευές, ορισμένες παραμένουν ημιτελείς και άλλες καταλήγουν σε έτοιμα προς πώληση προϊόντα. Παράλληλα, οι λήξεις, οι αλλοιώσεις, οι επιστροφές και οι φύρες δημιουργούν ζητήματα που δεν λύνονται με μία μόνο εγγραφή. Το κρίσιμο ερώτημα δεν είναι «σε ποιον λογαριασμό να περάσω το τιμολόγιο», αλλά: σε ποιο στάδιο βρίσκεται το αγαθό κατά την ημερομηνία απογραφής και ποια είναι η πραγματική δυνατότητα αξιοποίησής του; Από την απάντηση εξαρτώνται ο λογαριασμός των ΕΛΠ, ο πίνακας Δ2 του Ε3, η διαβίβαση στο myDATA και, στις περιπτώσεις λήξης ή καταστροφής, η τεκμηρίωση της ζημίας και του ΦΠΑ. Το παρόν άρθρο χρησιμοποιεί ως κύριο παράδειγμα μια επιχείρηση εστίασης. Ο έλεγχος του τζίρου παρουσιάζεται ως τεκμηριωμένη συμφωνία αποθήκης, συνταγών και πωλήσεων — όχι ως αυτόματο τεκμήριο απόκρυψης εσόδων. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Το άρθρο είναι εκπαιδευτικό. Ο τελικός λογιστικός και φορολογικός χειρισμός πρέπει να προσαρμόζεται στα πραγματικά δεδομένα, στην οργανωτική δομή της επιχείρησης και στις ισχύουσες τεχνικές προδιαγραφές του ERP/myDATA. Γιατί η απογραφή είναι και ελεγκτικό εργαλείο Η απογραφή και η κοστολόγηση στην εστίαση δεν εξυπηρετούν μόνο τη σύνταξη του Ε3. Αποτελούν και το ίχνος που συνδέει την αγορά πρώτων υλών με τον θεωρητικά παραγόμενο αριθμό προϊόντων και, τελικά, με τον κύκλο εργασιών. Η ΔΕΔ 1109/2026 αποτελεί χαρακτηριστικό παράδειγμα. Στη συγκεκριμένη καφετέρια, αφού είχαν διαπιστωθεί επανειλημμένες παραβάσεις μη έκδοσης φορολογικών στοιχείων, εφαρμόσθηκε η έμμεση μέθοδος της σχέσης τιμής πώλησης προς συνολικό όγκο κύκλου εργασιών. Ο έλεγχος συνέδεσε τις αγορές καφέ, σοκολάτας, τσαγιού και έτοιμων προϊόντων με τις δοσολογίες, τις μέσες τιμές και ποσοστά φύρας 4% έως 7%. Τα δηλωθέντα ακαθάριστα έσοδα των 544.658,55 € αναπροσδιορίστηκαν σε 748.073,27 €, με διαφορά 203.414,72 € και καταλογισμό ΦΠΑ 48.819,53 € (ΔΕΔ 1109/2026 — Πηγή 2). Το συμπέρασμα χρειάζεται ακρίβεια: η απόφαση δεν θεσπίζει πανελλαδικό κανόνα ότι κάθε διπλός espresso αντιστοιχεί υποχρεωτικά σε 20 γραμμάρια ή ότι η επιτρεπτή φύρα είναι πάντοτε 7%. Οι παραδοχές αυτές κρίθηκαν εύλογες σε εκείνη την υπόθεση, με βάση τα δεδομένα της επιχείρησης και προηγούμενο οριστικό έλεγχο. Εκείνο που έχει γενική σημασία είναι ότι οι γενικοί ισχυρισμοί για αυξημένη φύρα, καθαρισμό μηχανών ή καφέδες προσωπικού δεν αρκούν χωρίς τεκμηρίωση. Η απόφαση αναδεικνύει τρεις πρακτικές δικλίδες για κάθε επιχείρηση εστίασης: σταθερές και εγκεκριμένες συνταγές/δοσολογίες ανά προϊόν, αρχείο φύρας, δοκιμών, καθαρισμών και επιστροφών, με ημερομηνία, ποσότητα και αιτία, ορθή απεικόνιση των δωρεάν διαθέσεων στο προσωπικό ή σε τρίτους, όπου συντρέχει περίπτωση αυτοπαράδοσης για σκοπούς ΦΠΑ. Αυτό είναι το σημείο στο οποίο συναντώνται η λογιστική και ο φορολογικός έλεγχος: το απόθεμα δεν μπορεί να «εξαφανίζεται» χωρίς λογιστική διαδρομή, και η επιχείρηση δεν μπορεί να επικαλείται εκ των υστέρων φύρα που δεν μπορεί να συνδέσει με τα αρχεία της. Πριν κλείσει η χρήση: πέντε ελεγκτικές συμφωνίες Εγκεκριμένες συνταγές και δοσολογίες ανά πωλούμενο είδος, με ιστορικό αλλαγών. Αγορές και φυσική απογραφή πρώτων υλών ανά ουσιώδη κατηγορία. Καταγεγραμμένη φύρα, δοκιμές, καθαρισμοί, επιστροφές και ακατάλληλα είδη. Δωρεάν διαθέσεις και κατανάλωση προσωπικού, όπου συντρέχει περίπτωση. Συμφωνία θεωρητικής κατανάλωσης με τις εκδοθείσες πωλήσεις και τεκμηρίωση κάθε ουσιώδους απόκλισης. Η συμφωνία αυτή δεν αντικαθιστά τη φυσική απογραφή· δείχνει όμως έγκαιρα πότε η επιχείρηση χρειάζεται διερεύνηση πριν από τον έλεγχο. 1. Η κουζίνα ως παραγωγική διαδικασία Τα ΕΛΠ ορίζουν ως αποθέματα τα αγαθά που κατέχονται για πώληση, βρίσκονται στην παραγωγική διαδικασία με σκοπό την πώληση ή πρόκειται να αναλωθούν για την παραγωγή αγαθών ή την παροχή υπηρεσιών. Επομένως, για ένα εστιατόριο δεν υπάρχει μία ενιαία κατηγορία «αποθήκη». Υπάρχουν τουλάχιστον τέσσερις διακριτές κατηγορίες: Τι υπάρχει στην επιχείρηση Ενδεικτικός λογαριασμός ΕΛΠ Ενδεικτική αντιμετώπιση στο Ε3 Κρέας, λαχανικά, αλεύρι, λάδι, καφές και λοιπά υλικά που ενσωματώνονται στην παραγωγή 24 Πρώτες ύλες και υλικά Δ2: 201-206 Αναψυκτικά, εμφιαλωμένα ποτά, συσκευασμένα προϊόντα που μεταπωλούνται ως έχουν 20 Εμπορεύματα Δ1: 101-104 Ζύμη που έχει παρασκευασθεί, μαγειρεμένη σάλτσα, μαριναρισμένα κρέατα, μερίδες σε διαδικασία παρασκευής 23 Παραγωγή σε εξέλιξη Δ2: 207-211 Έτοιμα γεύματα ή παρασκευές που έχουν ολοκληρωθεί και μπορούν να πωληθούν 21 Προϊόντα Μαζί με την παραγωγή σε εξέλιξη στον κωδικό 209 Η σωστή ταξινόμηση δεν εξαρτάται από το πού βρίσκεται φυσικά ένα είδος. Ένα δοχείο σάλτσας μέσα στο ψυγείο της κουζίνας μπορεί να είναι παραγωγή σε εξέλιξη, ενώ ένα κλειστό αναψυκτικό στο ίδιο ψυγείο είναι εμπόρευμα. Η οικονομική του κατάσταση - όχι η τοποθεσία του - καθορίζει την κατηγορία. Δεν αντιμετωπίζονται όλα τα «αναλώσιμα κουζίνας» ως πρώτες ύλες. Υλικά καθαριότητας ή μικρής αξίας αναλώσιμα που δεν ενσωματώνονται στην παραγωγή εξετάζονται χωριστά, με βάση τη φύση και τη σημαντικότητά τους. Στα ΕΛΠ, αγορές αναλώσιμων που δεν είναι σημαντικές για το μέγεθος της οντότητας μπορούν να αντιμετωπίζονται ως έξοδα της περιόδου (Ν. 4308/2014, άρθρο 20). 2. Πότε υπάρχει «παραγωγή σε εξέλιξη» στην εστίαση Παραγωγή σε εξέλιξη υπάρχει όταν το αγαθό έχει ήδη δεχθεί παραγωγική επεξεργασία, αλλά δεν έχει ακόμη ολοκληρωθεί ως τελικό προϊόν διαθέσιμο για πώληση. Ενδεικτικά: ζύμες, φύλλα, βάσεις πίτσας ή γλυκών που δεν έχουν ολοκληρωθεί, ζωμοί, σάλτσες, μίγματα, μαρινάδες και προπαρασκευές, κρέας που έχει τεμαχισθεί και προετοιμασθεί αλλά δεν έχει γίνει έτοιμη μερίδα, παραγωγή catering που βρίσκεται σε ενδιάμεσο στάδιο κατά την απογραφή, έτοιμες μερίδες που δεν έχουν ακόμη ολοκληρωθεί ή δεν είναι διαθέσιμες προς διάθεση. Αντίθετα, οι απλές πρώτες ύλες που παραμένουν αχρησιμοποίητες στην αποθήκη ή στο ψυγείο δεν γίνονται παραγωγή σε εξέλιξη μόνο επειδή αγοράστηκαν για την κουζίνα. Παραμένουν πρώτες ύλες και υλικά. Η αρχική επιμέτρηση γίνεται στο κόστος κτήσης ή παραγωγής. Στο κόστος παραγωγής εντάσσονται το άμεσο υλικό, τα άμεσα εργατικά και οι εύλογα επιμερισμένες έμμεσες δαπάνες παραγωγής. Δαπάνες διοίκησης και διανομής δεν επιβαρύνουν το κόστος παραγωγής. Η αρχή αυτή είναι ιδίως σημαντική όταν μια επιχείρηση θέλει να αποτιμήσει οργανωμένα έτοιμες παρασκευές ή παραγωγή catering στο κλείσιμο της χρήσης (ν. 4308/2014, άρθρο 20 παρ. 3–4 — Πηγή 1). 3. Η απογραφή λήξης δεν είναι μόνο «ό,τι έμεινε στο ράφι» Στην πρακτική της εστίασης, η απογραφή λήξης πρέπει να χωρίζει τα είδη στα ακόλουθα στάδια: Χρησιμοποιήσιμες πρώτες ύλες: καταγράφονται στην απογραφή πρώτων υλών. Ημιέτοιμα: καταγράφονται στην παραγωγή σε εξέλιξη. Ολοκληρωμένα προϊόντα διαθέσιμα προς πώληση: καταγράφονται στα προϊόντα. Εμπορεύματα προς μεταπώληση: καταγράφονται στα εμπορεύματα. Ακατάλληλα, ληγμένα ή αλλοιωμένα είδη: δεν μπορούν να παραμείνουν με το αρχικό τους κόστος σαν να ήταν κανονικά αξιοποιήσιμα αποθέματα. Το κόστος των αποθεμάτων μετά την αρχική αναγνώριση δεν μπορεί να υπερβαίνει την καθαρή ρευστοποιήσιμη αξία τους. Άρα, όταν ένα υλικό μπορεί ακόμη να αξιοποιηθεί αλλά σε αξία μικρότερη από το κόστος του, εξετάζεται απομείωση. Όταν δεν έχει καμία δυνατότητα νόμιμης ή εμπορικής αξιοποίησης, οδηγούμαστε σε οριστική διαγραφή/καταστροφή και ζημία. 4. Ληγμένα: τρεις διαφορετικές περιπτώσεις, όχι μία Ο όρος «ληγμένο» συχνά χρησιμοποιείται ενιαία, ενώ λογιστικά περιγράφει διαφορετικές καταστάσεις. 4.1 Προϊόν με ημερομηνία «ανάλωση κατά προτίμηση πριν από» Η παρέλευση της ημερομηνίας αυτής δεν σημαίνει αυτομάτως ότι το είδος είναι μη ασφαλές ή έχει μηδενική αξία. Η επιχείρηση πρέπει να αξιολογήσει, με βάση το σύστημα HACCP, τις οδηγίες του υπεύθυνου ασφάλειας τροφίμων και τη δυνατότητα νόμιμης διάθεσης, αν το είδος εξακολουθεί να είναι αξιοποιήσιμο. Η αξιολόγηση ασφάλειας και νόμιμης διάθεσης ανήκει στην επιχείρηση τροφίμων και στον αρμόδιο υπεύθυνο, όχι στον λογιστή (Κανονισμός (ΕΕ) 1169/2011, άρθρο 24 — Πηγή 7). Λογιστικά, οι πιθανές εκβάσεις είναι: παραμένει στην απογραφή στο κανονικό κόστος, αν η καθαρή ρευστοποιήσιμη αξία του δεν είναι χαμηλότερη, παραμένει στην απογραφή αλλά με απομείωση, αν η αξία του έχει μειωθεί, διαγράφεται ως ζημία, αν δεν μπορεί τελικά να χρησιμοποιηθεί ή να διατεθεί. Ο λογιστής δεν αποφασίζει μόνος του για την καταλληλότητα τροφίμου. Η τεχνική/υγειονομική αξιολόγηση προηγείται και η λογιστική την αποτυπώνει. 4.2 Τρόφιμο με ημερομηνία «ανάλωση έως» ή αποδεδειγμένη αλλοίωση Όταν το είδος δεν είναι ασφαλές ή δεν επιτρέπεται να διατεθεί, δεν αποτελεί κανονικό απόθεμα λήξης. Δεν το μεταφέρουμε στην επόμενη χρήση ως πρώτη ύλη ή ως παραγωγή σε εξέλιξη. Η επιχείρηση πρέπει να το αποσύρει και να τεκμηριώσει τη διαχείρισή του. Ενδεικτική λογιστική εγγραφή οριστικής καταστροφής πρώτων υλών: Χρέωση Πίστωση 67.02 Ζημιές άλλων καταστροφών 24.xx Πρώτες ύλες και υλικά που καταστράφηκαν Για εμπόρευμα ή τελικό προϊόν, πιστώνεται ο αντίστοιχος λογαριασμός 20 ή 21. Ο ακριβής υπολογαριασμός εξαρτάται από το σχέδιο λογαριασμών της επιχείρησης. ΠΡΟΣΟΧΗ: Η παραπάνω εγγραφή είναι ενδεικτική και προϋποθέτει έλεγχο του λογιστικού σχεδίου και του τρόπου παρακολούθησης αποθεμάτων. Στην περιοδική απογραφή η τακτοποίηση μπορεί να ακολουθεί διαφορετική ροή. Σε κάθε περίπτωση, ο λογιστικός χειρισμός, ο κωδικός 205 και η ζημία 67.02/E3_588 πρέπει να συμφωνούν χωρίς διπλή επιβάρυνση του αποτελέσματος. 4.3 Είδος που έχει υποτιμηθεί αλλά δεν έχει ακόμη καταστραφεί Αν υπάρχει ακόμη φυσικό απόθεμα και δεν έχει ληφθεί απόφαση οριστικής καταστροφής, μπορεί να υπάρχει απομείωση αντί διαγραφής. Ενδεικτικά: Χρέωση Πίστωση 61.04 Απομείωση αποθεμάτων 24.05 Απομείωση πρώτων υλών και υλικών Η απομείωση δεν είναι συνώνυμη της καταστροφής. Το απόθεμα εξακολουθεί να υπάρχει φυσικά, αλλά εμφανίζεται σε χαμηλότερη αξία. Εάν αργότερα καταστραφεί, απαιτείται νέα τεκμηριωμένη ενέργεια για την οριστική διαγραφή του. 5. Τι πρέπει να υπάρχει στον φάκελο των ληγμένων ή κατεστραμμένων Μια απλή διαφορά στην απογραφή δεν αρκεί. Για να είναι η εικόνα λογιστικά και φορολογικά υπερασπίσιμη, ο φάκελος θα πρέπει, κατά περίπτωση, να περιλαμβάνει: απόφαση της διοίκησης για την απόσυρση ή καταστροφή, αναλυτικό πρακτικό με είδος, παρτίδα όπου υπάρχει, ποσότητα, κόστος, αιτία και ημερομηνία, τεκμηρίωση από το HACCP ή τον υπεύθυνο ποιότητας/ασφάλειας τροφίμων, όπου απαιτείται, υπογραφές των προσώπων που διενήργησαν την καταμέτρηση/καταστροφή, βεβαίωση παραλαβής ή καταστροφής από αδειοδοτημένο φορέα διαχείρισης αποβλήτων, εφόσον χρησιμοποιείται τέτοιος φορέας, σχετικά παραστατικά μεταφοράς και φωτογραφική τεκμηρίωση, όπου είναι πρόσφορα. Η ουσία είναι να μπορεί να αποδειχθεί ότι πρόκειται για πραγματική, επιχειρηματικά συνδεδεμένη απώλεια και όχι για αδικαιολόγητη έλλειψη αποθέματος. Η διακίνηση προς καταστροφή θέλει ιδιαίτερη προσοχή Η ΑΑΔΕ προβλέπει ειδική εξαίρεση από την υποχρέωση έκδοσης ψηφιακού παραστατικού διακίνησης μόνο για άχρηστα ή ακατάλληλα αποθέματα που μεταφέρονται αποκλειστικά για απόρριψη, καταστροφή ή ανακύκλωση και μόνο εφόσον συντρέχουν σωρευτικά οι εξής προϋποθέσεις: δεν έχουν εμπορική αξία για αποστολέα, παραλήπτη ή τρίτο, δεν έχει προηγηθεί λογιστική απομείωση, δεν προκύπτει έσοδο από τη διάθεση και η διακίνηση γίνεται αποκλειστικά για τη διάθεση/καταστροφή/ανακύκλωσή τους (Ε.2030/2025, παρ. 5 — Πηγή 5). Συνεπώς, όταν έχει προηγηθεί απομείωση ή όταν ο παραλήπτης/ανακυκλωτής αποδίδει οποιαδήποτε αξία, η επιχείρηση δεν πρέπει να θεωρεί αυτομάτως ότι εμπίπτει στην εξαίρεση. Η προηγούμενη απομείωση, από μόνη της, αποκλείει τη συγκεκριμένη εξαίρεση. Χρειάζεται έλεγχος της συγκεκριμένης διακίνησης με βάση την τότε ισχύουσα υποχρέωση ψηφιακού δελτίου αποστολής. 6. ΦΠΑ στις καταστροφές και στις λήξεις Για αποθέματα των οποίων ο ΦΠΑ είχε αρχικά εκπέσει, η καταστροφή, απώλεια ή κλοπή δεν οδηγεί σε διακανονισμό του δικαιώματος έκπτωσης, εφόσον αποδεικνύεται ή δικαιολογείται επαρκώς. Αυτό δεν σημαίνει ότι η επιχείρηση μπορεί να αφήσει την καταστροφή ατεκμηρίωτη: η απόδειξη του γεγονότος είναι το θεμέλιο του χειρισμού (ν. 5144/2024, άρθρο 38 παρ. 1 — Πηγή 6). Άλλο ζήτημα είναι ο ΦΠΑ που δεν είχε αρχικά δικαίωμα έκπτωσης. Εφόσον συνδέεται άμεσα με την αγορά ή την παραγωγή του αποθέματος, ενσωματώνεται στο κόστος του. Δεν μετατρέπεται σε έξοδο μόνο και μόνο επειδή ο λογαριασμός ΦΠΑ κλείνει με τακτοποιητική εγγραφή. 7. Παράδειγμα εστιατορίου: από την αποθήκη στο Ε3 Υποθέτουμε ότι ένα εστιατόριο έχει στο τέλος της χρήσης τα εξής στοιχεία: Στοιχείο Ποσό (€) Πρώτες ύλες έναρξης 6.000 Αγορές πρώτων υλών χρήσης 90.000 Χρησιμοποιήσιμες πρώτες ύλες λήξης 8.500 Ληγμένες/ακατάλληλες πρώτες ύλες που καταστράφηκαν με πρακτικό 1.200 Παραγωγή σε εξέλιξη και έτοιμα προϊόντα έναρξης 800 Παραγωγή σε εξέλιξη και έτοιμα προϊόντα λήξης 2.000 Λοιπές άμεσες δαπάνες παραγωγής 37.500 Στον πίνακα Δ2 του Ε3, η λογική της κοστολόγησης αποτυπώνεται ως εξής: Κωδικός Ε3 Περιγραφή Ποσό (€) 201 Πρώτες ύλες και λοιπά υλικά έναρξης 6.000 202 Αγορές πρώτων υλών και υλικών χρήσης 90.000 204 Αποθέματα λήξης πρώτων υλών και υλικών 8.500 205 Καταστροφές αποθεμάτων/πρώτων υλών 1.200 206 Κόστος αναλώσεων πρώτων υλών και λοιπών υλικών 86.300 207 Προϊόντα και παραγωγή σε εξέλιξη έναρξης 800 209 Προϊόντα και παραγωγή σε εξέλιξη λήξης 2.000 212 Λοιπά έξοδα παραγωγής 37.500 213 Κόστος πωληθέντων παραγωγικής δραστηριότητας 122.600 Ο κωδικός 206 προκύπτει από τη σχέση 201 + 202 - 203 - 204 - 205. Στο παράδειγμα δεν υπάρχει απομείωση στον κωδικό 203. Ο κωδικός 213 προκύπτει από 206 + 211 + 212, με τον 211 να είναι η διαφορά 207 - 208 - 209 - 210. Οι κωδικοί 205 και 210 συμπληρώνονται από τον χρήστη και ελέγχονται με τον κωδικό 295 του Ζ3 (Οδηγίες Ε3 φορολογικού έτους 2025, κωδ. 201–213 — Πηγή 3). Η ζημία της καταστροφής δεν «εξαφανίζεται» μέσα στην απογραφή. Αποτυπώνεται διακριτά στη γραμμή ζημιών του πίνακα Ζ2, ενδεικτικά στον 67.02 «Ζημιές άλλων καταστροφών», με χαρακτηρισμό E3_588. Η πλευρά της καταστροφής αποτυπώνεται στον κωδικό 205. Η διάκριση αυτή πρέπει να συμφωνεί με την τελική λογιστική εγγραφή, χωρίς διπλή επιβάρυνση του αποτελέσματος (Οδηγίες Ε3 φορολογικού έτους 2025, κωδ. 201–213· myDATA REST API v2.0.1, §§8.10–8.11 — Πηγές 3–4). 8. myDATA: τι διαβιβάζεται και τι όχι Οι ετήσιες εγγραφές απογραφής έχουν διαφορετική φύση από το τιμολόγιο αγοράς. Η απλή μεταφορά μεταξύ λογιστικών λογαριασμών δεν αποτελεί, από μόνη της, παραστατικό διαβίβασης προς myDATA. Για τις απογραφές έναρξης και λήξης, μια συνήθης τεχνική διαδρομή είναι παραστατικό τύπου 17.5 «Λοιπές εγγραφές τακτοποίησης εξόδων - Λογιστική Βάση», με ΦΠΑ κατηγορίας 8 και ποσό ΦΠΑ μηδέν (myDATA REST API v2.0.1, §§8.10–8.11 — Πηγή 4). Απογραφή Χαρακτηρισμός εξόδου Κωδικός Ε3 Πρώτες ύλες έναρξης category2_13 E3_201 Πρώτες ύλες λήξης category2_14 E3_204 Προϊόντα και παραγωγή σε εξέλιξη έναρξης category2_13 E3_207 Προϊόντα και παραγωγή σε εξέλιξη λήξης category2_14 E3_209 Ο τύπος 17.5 είναι ενδεικτική τεχνική διαδρομή και όχι μοναδική «συνταγή»: η τελική σειρά εγγραφών, τα πρόσημα και οι επιτρεπτοί συνδυασμοί ελέγχονται στο ERP και στον ισχύοντα πίνακα της ΑΑΔΕ για τη συγκεκριμένη χρήση. Η καταστροφή αποθεμάτων είναι χωριστή τακτοποίηση και όχι απογραφή λήξης. Η τεχνική απεικόνιση στο myDATA πρέπει να καλύπτει και την πλευρά της καταστροφής (E3_205) και τη ζημία (E3_588), με τον επιτρεπτό συνδυασμό χαρακτηρισμών που υποστηρίζει το ERP και ο ισχύων πίνακας συνδυασμών της ΑΑΔΕ. Πολλά προγράμματα την εμφανίζουν ως ζεύγος εγγραφών τακτοποίησης εσόδου και εξόδου. Πριν από τη διαβίβαση, ελέγχουμε ότι το αποτέλεσμα συμφωνεί με τους προσυμπληρωμένους κωδικούς του Ε3 (myDATA REST API v2.0.1, §§8.10–8.11 — Πηγή 4). Δεν είναι ορθό να χρησιμοποιείται για τέτοια εγγραφή ο χαρακτηρισμός category2_5 / E3_202, ούτε να τίθεται ποσό ΦΠΑ σε εγγραφή τακτοποίησης χωρίς ΦΠΑ. Αυτά οδηγούν σε σφάλματα συμφωνίας των χαρακτηρισμών με τη συνολική αξία του παραστατικού. 9. Πλήρες παράδειγμα: από τον καφέ στον έλεγχο του τζίρου Το παράδειγμα είναι εκπαιδευτικό. Δεν καθιερώνει υποχρεωτική δοσολογία ούτε τεκμήριο απόκρυψης εσόδων. Δείχνει μόνο πώς μια επιχείρηση μετατρέπει την απογραφή, τη φύρα και τις συνταγές σε ελεγκτική συμφωνία. Κανόνας ανάγνωσης: μια απόκλιση είναι σήμα διερεύνησης. Δεν αποτελεί, από μόνη της, απόδειξη φοροδιαφυγής ούτε λόγο αυτόματης διόρθωσης του τζίρου. Υποθέσεις εργασίας Πωλούμενο προϊόν Διπλός espresso Πρότυπη συνταγή 18 g καφέ ανά μερίδα Αρχικό απόθεμα καφέ 5 kg Αγορές χρήσης 120 kg Τελικό φυσικό απόθεμα 7 kg Τεκμηριωμένη φύρα / καθαρισμοί / δοκιμές 2 kg Τεκμηριωμένη κατανάλωση προσωπικού / δωρεάν διαθέσεις 1 kg Καταγεγραμμένες πωλήσεις προϊόντος 6.100 μερίδες Υπολογισμός και ερμηνεία Βήμα Υπολογισμός Αποτέλεσμα Πωλήσιμη κατανάλωση 5 + 120 − 7 − 2 − 1 kg 115 kg Θεωρητικές μερίδες 115 kg ÷ 0,018 kg 6.388 πλήρεις μερίδες Αδιερεύνητη διαφορά 6.388 − 6.100 288 μερίδες Ενδεικτική καθαρή αξία 288 × 3,00 € 864,00 € Με αυτά τα δεδομένα απομένουν 16 g καφέ, τα οποία δεν επαρκούν για πλήρη μερίδα. Αν η καθαρή τιμή πώλησης είναι 3,00 €, οι 6.388 θεωρητικές πλήρεις μερίδες αντιστοιχούν σε 19.164,00 € και οι 6.100 καταγεγραμμένες μερίδες σε 18.300,00 €. Η διαφορά των 864,00 € είναι ενδεικτική και δεν αποτελεί λογιστική εγγραφή ή καταλογισμό. Πριν θεωρηθεί ότι υπάρχει ουσιώδης απόκλιση, ελέγχονται υποχρεωτικά τα παρακάτω: Η πραγματική συνταγή, η ανοχή δοσομέτρησης και κάθε αλλαγή μεγέθους μερίδας ή χαρμανιού. Όλα τα κανάλια πώλησης: ταμείο, delivery, πλατφόρμες, combo, εκπτώσεις, ακυρώσεις και επιστροφές. Η ακρίβεια της φυσικής απογραφής και η ορθή μετατροπή των μονάδων μέτρησης. Η τεκμηριωμένη φύρα, οι δοκιμές, οι καθαρισμοί, η εκπαίδευση προσωπικού και οι δωρεάν διαθέσεις. Το μείγμα τιμών πώλησης και η αντιστοίχιση κάθε συνταγής με το πραγματικό πωλούμενο προϊόν. Συνεπώς, η συμφωνία αποθήκης–συνταγών–πωλήσεων είναι εργαλείο εσωτερικού ελέγχου: εντοπίζει τι χρειάζεται εξήγηση και φάκελο τεκμηρίωσης πριν γίνει φορολογικό ζήτημα. 10. Συμπέρασμα: η σωστή ερώτηση στο κλείσιμο της χρήσης Η πιο χρήσιμη ερώτηση για την επιχείρηση εστίασης δεν είναι «πού θα περάσω το ληγμένο;». Είναι η εξής: ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Το είδος υπάρχει, είναι αξιοποιήσιμο και σε ποια παραγωγική φάση βρίσκεται κατά την ημερομηνία απογραφής; Από αυτή την απάντηση προκύπτει ο σωστός δρόμος: χρήσιμη πρώτη ύλη → 24 και απογραφή πρώτων υλών, ημιέτοιμη παρασκευή → 23 και παραγωγή σε εξέλιξη, ολοκληρωμένο προϊόν → 21, εμπόρευμα προς μεταπώληση → 20, μειωμένη αξία αλλά υφιστάμενο απόθεμα → απομείωση, ληγμένο/ακατάλληλο και οριστικά αποσυρμένο → τεκμηριωμένη καταστροφή και ζημία. Η παραγωγή σε εξέλιξη δεν είναι «κάδος» για όλα τα ποσά που δεν θέλουμε να περάσουν ως κόστος. Και τα ληγμένα δεν μεταφέρονται στην επόμενη χρήση ως απογραφή ή παραγωγή σε εξέλιξη. Με σωστή φυσική απογραφή, τεκμηρίωση, κοστολόγηση και διαβίβαση, το Ε3 και το myDATA ακολουθούν την πραγματική οικονομική εικόνα της κουζίνας. 11. Πρακτικά υποδείγματα για άμεση χρήση Τα ακόλουθα πρότυπα είναι λειτουργικά φύλλα εργασίας. Δεν υποκαθιστούν τον έλεγχο των πραγματικών δεδομένων ή τις απαιτήσεις του ERP/ψηφιακού δελτίου. Συμπληρώνονται την ημέρα του γεγονότος και τηρούνται στον φάκελο τεκμηρίωσης. 11.1 Υπόδειγμα πρακτικού απόσυρσης/καταστροφής Χρησιμοποιείται μόνο για πραγματικό γεγονός. Η μη ύπαρξη εμπορικής αξίας, τυχόν απομείωση, τυχόν έσοδο και η διακίνηση εξετάζονται ξεχωριστά (Ε.2030/2025, παρ. 5 — Πηγή 5). Χρησιμοποιείται μόνο για πραγματικό γεγονός. Η μη ύπαρξη εμπορικής αξίας, τυχόν απομείωση, τυχόν έσοδο και η διακίνηση εξετάζονται ξεχωριστά (Ε.2030/2025, παρ. 5 — Πηγή 5). Επιχείρηση / ΑΦΜ / εγκατάσταση [συμπληρώνεται] Ημερομηνία πρακτικού / ώρα [συμπληρώνεται] Αιτία Λήξη / αλλοίωση / ανάκληση / ζημία / άλλη: [ ] Προγενέστερη απομείωση ή έσοδο Ναι / Όχι — στοιχεία: [συμπληρώνονται] Διακίνηση και ψηφιακό παραστατικό Απαιτείται / δεν απαιτείται / να ελεγχθεί Αναλυτικά είδη Είδος / παρτίδα / λήξη Ποσότητα / Μ.Μ. Κόστος Αιτία Τρόπος διαχείρισης και παραστατικό Συντάχθηκε από: ____________________ Ελέγχθηκε/εγκρίθηκε από: ____________________ 11.2 Υπόδειγμα φύλλου απογραφής λήξης και παραγωγής σε εξέλιξη Ημερομηνία: ____________________ Αποθήκη/χώρος: ____________________ Υπεύθυνος απογραφής: ____________________ Κωδικός και είδος Κατηγορία(24/23/21/20) Παρτίδα / λήξη Ποσότητα / Μ.Μ. Κόστος μονάδας Σύνολο Κρίση Χρήσιμο / Απομείωση / Καταστροφή / Έλεγχος Χρήσιμο / Απομείωση / Καταστροφή / Έλεγχος Χρήσιμο / Απομείωση / Καταστροφή / Έλεγχος Χρήσιμο / Απομείωση / Καταστροφή / Έλεγχος Χρήσιμο / Απομείωση / Καταστροφή / Έλεγχος Χρήσιμο / Απομείωση / Καταστροφή / Έλεγχος Έλεγχος συμφωνίας με λογιστική απογραφή / ERP: ____________________ 11.3 Υπόδειγμα ημερήσιου αρχείου φύρας, δοκιμών και δωρεάν διαθέσεων Κατηγορία: φύρα / δοκιμή / καθαρισμός / επιστροφή / προσωπικό / δωρεάν διάθεση / καταστροφή. Ημερομηνία Είδος / πρώτη ύλη Ποσότητα / Μ.Μ. Κατηγορία Αιτία / αναφορά Παραστατικό ή έγκριση Υπογραφή Συμφωνία περιόδου με αποθήκη και πωλήσεις: ____________________ Τελικός έλεγχος πριν από εφαρμογή ή δημοσίευση Πριν χρησιμοποιηθεί η διαδικασία ως ελεγκτικό ή φορολογικό τεκμήριο, επιβεβαιώνονται: (α) από λογιστήριο/φοροτεχνικό οι κωδικοί Ε3 και οι λογιστικές εγγραφές, (β) από υπεύθυνο HACCP ή ασφάλειας τροφίμων η καταλληλότητα και η διαχείριση, και (γ) από ERP/μηχανογράφηση οι επιτρεπτοί συνδυασμοί myDATA και ψηφιακής διακίνησης. 12. Πηγές και τεχνική ενημέρωση Έλεγχος ισχύος: 25 Ιουλίου 2026. Οι τεχνικές ρυθμίσεις myDATA και ψηφιακού δελτίου αποστολής επανελέγχονται πριν από κάθε υποβολή ή διακίνηση. Πηγή 1. Ν. 4308/2014 (ΕΛΠ), άρθρο 20 παρ. 1–8 και Παραρτήματα Α και Γ. Σύνδεσμος Πηγή 2. ΔΕΔ 1109/2026, 8.5.2026, προσδιορισμός κύκλου εργασιών καφετέριας. Σύνδεσμος Πηγή 3. ΑΑΔΕ, Οδηγίες συμπλήρωσης Ε3 φορολογικού έτους 2025, 13.3.2026, κωδ. 201–213. Σύνδεσμος Πηγή 4. ΑΑΔΕ, myDATA REST API Documentation v2.0.1, Μάρτιος 2026, §§8.10–8.11. Σύνδεσμος Πηγή 5. ΑΑΔΕ, Ε.2030/2025, παρ. 5, ψηφιακό παραστατικό διακίνησης. Σύνδεσμος Πηγή 6. Ν. 5144/2024, Κώδικας ΦΠΑ, άρθρο 38 παρ. 1. Σύνδεσμος Πηγή 7. Κανονισμός (ΕΕ) 1169/2011, άρθρο 24, ημερομηνίες διατηρησιμότητας. Σύνδεσμος Previous Next