Ηλεκτρονική τιμολόγηση: Ποιους αφορά, οι προθεσμίες, ο Πάροχος, οι υποχρεώσεις και τα πρόστιμα

Τι αλλάζει από την 1η Οκτωβρίου 2026 για τις επιχειρήσεις – Πώς θα εκδίδονται τα τιμολόγια, ποιοι μπορούν να χρησιμοποιούν Πάροχο ή τις δωρεάν εφαρμογές της ΑΑΔΕ και ποιες είναι οι κυρώσεις

Σε νέα εποχή περνά η τιμολόγηση των επιχειρήσεων, καθώς η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση εφαρμόζεται πλέον σταδιακά και από την 1η Οκτωβρίου 2026 επεκτείνεται και στις λοιπές επιχειρήσεις.

Το νέο καθεστώς αφορά την έκδοση τιμολογίων για συναλλαγές χονδρικής μεταξύ επιχειρήσεων στην Ελλάδα (B2B), αλλά και συγκεκριμένες συναλλαγές με επιχειρήσεις τρίτων χωρών και συναλλαγές στο πλαίσιο δημοσίων συμβάσεων (B2G), σύμφωνα με το ισχύον πλαίσιο.

Η βασική αλλαγή είναι ότι το τιμολόγιο πρέπει να εκδίδεται ηλεκτρονικά με έναν από τους τρόπους που αναγνωρίζει η ΑΑΔΕ και να διαβιβάζεται ηλεκτρονικά στο myDATA.

■ Ποιοι είναι υπόχρεοι

Η εφαρμογή γίνεται σε δύο περιόδους.

• Η πρώτη περίοδος

Αφορά επιχειρήσεις με ακαθάριστα έσοδα άνω του 1.000.000 ευρώ, με βάση τη δήλωση φορολογίας εισοδήματος για το φορολογικό έτος 2023.

Η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση ξεκίνησε στις 2 Μαρτίου 2026. Για την πρώτη περίοδο είχε δοθεί μεταβατικό διάστημα προσαρμογής έως τις 3 Μαΐου 2026, υπό τις προϋποθέσεις που προβλέφθηκαν από την ΑΑΔΕ.

• Η δεύτερη περίοδος

Από 1 Οκτωβρίου 2026 η υποχρέωση επεκτείνεται στις λοιπές επιχειρήσεις, ανεξάρτητα από το ύψος του κύκλου εργασιών τους.

Υπάρχει, ωστόσο, ειδική μεταβατική ρύθμιση: από 1 Οκτωβρίου έως 31 Δεκεμβρίου 2026, οι επιχειρήσεις της δεύτερης περιόδου μπορούν, υπό συγκεκριμένη προϋπόθεση, να ολοκληρώνουν σταδιακά τη μετάβαση και να χρησιμοποιούν παράλληλα και τους λοιπούς τρόπους έκδοσης και διαβίβασης. Προϋπόθεση είναι να έχει υποβληθεί εμπρόθεσμα η προβλεπόμενη δήλωση έναρξης ηλεκτρονικής τιμολόγησης ή δήλωση χρήσης του timologio, με ημερομηνία έναρξης το αργότερο την 1η Οκτωβρίου 2026.

■ Πάροχος ή δωρεάν εφαρμογή της ΑΑΔΕ;

Εδώ βρίσκεται μία από τις σημαντικότερες λεπτομέρειες του νέου συστήματος.

Η επιχείρηση δεν είναι υποχρεωμένη να συνεργαστεί με ιδιώτη Πάροχο.

Η ΑΑΔΕ προβλέπει δύο βασικούς τρόπους συμμόρφωσης:

1. Μέσω Παρόχου Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων

Ο Πάροχος αναλαμβάνει την ηλεκτρονική έκδοση, αυθεντικοποίηση και διαβίβαση των παραστατικών.

2. Μέσω των δωρεάν εφαρμογών της ΑΑΔΕ

Οι επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιούν:

- το timologio, την εφαρμογή της ΑΑΔΕ για έκδοση και διαβίβαση παραστατικών,

- το myDATAapp, για έκδοση και διαβίβαση παραστατικών μέσω κινητής συσκευής.

Οι δύο αυτές επιλογές αποτελούν αποδεκτούς τρόπους συμμόρφωσης.

■ Προσοχή στο ERP

Το απλό εμπορικό ή λογιστικό πρόγραμμα ERP από μόνο του δεν αποτελεί πλέον αποδεκτό τρόπο έκδοσης ηλεκτρονικών τιμολογίων για τις συναλλαγές που υπάγονται στην υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση.

Η επιχείρηση μπορεί να συνεχίσει να χρησιμοποιεί το ERP για την εμπορική και λογιστική της διαχείριση, όμως η έκδοση του ηλεκτρονικού τιμολογίου πρέπει να γίνεται μέσω αποδεκτού καναλιού, δηλαδή Παρόχου ή των εφαρμογών της ΑΑΔΕ.

■ Τι αλλάζει στην πράξη – Πριν και μετά

• Παράδειγμα 1: Εμπορική επιχείρηση

Μία εταιρεία πουλά εμπορεύματα αξίας 10.000 ευρώ σε άλλη επιχείρηση.

Πριν

Η επιχείρηση εξέδιδε το τιμολόγιο από το εμπορικό της πρόγραμμα και στη συνέχεια γινόταν η διαβίβαση των στοιχείων στην πλατφόρμα myDATA.

Με το νέο καθεστώς

Το τιμολόγιο εκδίδεται ηλεκτρονικά μέσω Παρόχου ή μέσω timologio/myDATAapp.

Τα στοιχεία διαβιβάζονται ηλεκτρονικά και το τιμολόγιο αποστέλλεται στον πελάτη.

Το ERP εξακολουθεί να μπορεί να χρησιμοποιείται για την εμπορική και λογιστική διαχείριση, αλλά δεν αποτελεί από μόνο του το αποδεκτό κανάλι έκδοσης.

• Παράδειγμα 2: Ελεύθερος επαγγελματίας

Ένας μηχανικός εκδίδει τιμολόγιο 1.500 ευρώ προς τεχνική εταιρεία.

Πριν

Το τιμολόγιο μπορούσε να δημιουργηθεί από το πρόγραμμα τιμολόγησης και να ακολουθήσει η διαδικασία διαβίβασης στο myDATA.

Μετά

Ο μηχανικός μπορεί να χρησιμοποιήσει έναν Πάροχο ή, εφόσον τον εξυπηρετεί, τη δωρεάν εφαρμογή timologio ή myDATAapp.

Έτσι, το ηλεκτρονικό τιμολόγιο εκδίδεται με τον τρόπο που αναγνωρίζει η ΑΑΔΕ και διαβιβάζεται ηλεκτρονικά.

• Παράδειγμα 3: Μικρή ατομική επιχείρηση

Ένα συνεργείο αυτοκινήτων με μικρό κύκλο εργασιών εκδίδει τιμολόγια προς εταιρείες.

Από την 1η Οκτωβρίου 2026 εντάσσεται στη δεύτερη περίοδο της υποχρεωτικής ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Ο ιδιοκτήτης μπορεί να επιλέξει είτε Πάροχο είτε τις δωρεάν εφαρμογές της ΑΑΔΕ.

Επομένως, η υποχρέωση δεν σημαίνει αυτομάτως ότι θα πρέπει να καταβάλει συνδρομή σε ιδιωτική εταιρεία.

■ Τι πρέπει να κάνει μία επιχείρηση που θα χρησιμοποιήσει Πάροχο

Η επιχείρηση που επιλέγει Πάροχο θα πρέπει να ακολουθήσει τη διαδικασία που προβλέπεται από την ΑΑΔΕ.

Ο Πάροχος υποβάλλει τη σχετική «Δήλωση Έναρξης Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων» μέσω της myAADE.

Η δήλωση υποβάλλεται το αργότερο μέσα σε 10 ημέρες από την έναρξη ισχύος της σύμβασης μεταξύ Παρόχου και επιχείρησης.

Η επιχείρηση ενημερώνεται και έχει επίσης προθεσμία 10 ημερών για να αποδεχθεί ή να απορρίψει τη δήλωση. Αν δεν προβεί σε ενέργεια, η δήλωση θεωρείται ότι έχει γίνει αποδεκτή.

■ Πρέπει να κρατά η επιχείρηση τα ηλεκτρονικά τιμολόγια;

Ναι.

Ακόμη και όταν χρησιμοποιείται Πάροχος, η επιχείρηση δεν απαλλάσσεται από τη δική της υποχρέωση διαφύλαξης των λογιστικών αρχείων.

Ο Πάροχος έχει επίσης υποχρέωση διαφύλαξης των δεδομένων των παραστατικών για το χρονικό διάστημα που προβλέπει η νομοθεσία.

■ Τι γίνεται αν εκδοθεί τιμολόγιο με λάθος τρόπο;

Η ΑΑΔΕ είναι σαφής: η μη συμμόρφωση με την υποχρέωση έκδοσης ηλεκτρονικού τιμολογίου αντιμετωπίζεται ως μη έκδοση τιμολογίου.

Επομένως, δεν πρόκειται απλώς για ένα τεχνικό λάθος στη διαβίβαση.

Η έκδοση τιμολογίου με τρόπο που δεν προβλέπεται από το νέο πλαίσιο μπορεί να οδηγήσει στις κυρώσεις του Κώδικα Φορολογικής Διαδικασίας.

■ Τα πρόστιμα

Η ΑΑΔΕ έχει διευκρινίσει ότι η μη έκδοση ηλεκτρονικού τιμολογίου θεωρείται μη έκδοση τιμολογίου.

Για πράξεις που επιβαρύνονται με ΦΠΑ, προβλέπεται πρόστιμο 50% επί του φόρου που θα προέκυπτε από το μη εκδοθέν στοιχείο ή επί της διαφοράς, ανά περίπτωση.

Για πράξεις που δεν επιβαρύνονται με ΦΠΑ, προβλέπεται πρόστιμο:

- 500 ευρώ ανά φορολογικό έλεγχο για υπόχρεο σε απλογραφικό λογιστικό σύστημα,

- 1.000 ευρώ ανά φορολογικό έλεγχο για υπόχρεο σε διπλογραφικό λογιστικό σύστημα.

■ Ένα απλό παράδειγμα

Εάν μία συναλλαγή έχει ΦΠΑ 240 ευρώ και η επιχείρηση δεν εκδώσει το απαιτούμενο ηλεκτρονικό τιμολόγιο, το πρόστιμο για τη συγκεκριμένη παράβαση υπολογίζεται στο 50% του φόρου, δηλαδή 120 ευρώ, με την επιφύλαξη των κατώτατων ορίων και των λοιπών κανόνων του Κώδικα Φορολογικής Διαδικασίας.

Για συναλλαγή που δεν επιβαρύνεται με ΦΠΑ, εφαρμόζεται το αντίστοιχο σταθερό πρόστιμο ανάλογα με το λογιστικό σύστημα.

■ Υπάρχουν εξαιρέσεις;

Το νέο πλαίσιο δεν αφορά κάθε πιθανή μορφή παραστατικού.

Η Α.1128/2025 προσδιορίζει συγκεκριμένα το πεδίο εφαρμογής και περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων, εγχώριες συναλλαγές χονδρικής B2B, ορισμένες συναλλαγές με τρίτες χώρες και συναλλαγές που αφορούν δημόσιες συμβάσεις.

Για τις λιανικές πωλήσεις προς ιδιώτες ισχύουν οι ειδικοί κανόνες έκδοσης αποδείξεων λιανικής και δεν πρέπει να συγχέεται η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση B2B με την έκδοση αποδείξεων λιανικής.

■ Υπάρχουν κίνητρα για όσους ξεκίνησαν νωρίτερα;

Ναι.

Η νομοθεσία προβλέπει φορολογικά κίνητρα για επιχειρήσεις που επέλεξαν την αποκλειστική ηλεκτρονική τιμολόγηση πριν γίνει υποχρεωτική.

Μεταξύ άλλων, προβλέπεται προσαυξημένη κατά 100% απόσβεση της αρχικής δαπάνης για τεχνικό εξοπλισμό και λογισμικό που απαιτείται για την εφαρμογή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, καθώς και προσαύξηση κατά 100% της αναγνωριζόμενης δαπάνης για παραγωγή, διαβίβαση και ηλεκτρονική αρχειοθέτηση ηλεκτρονικών τιμολογίων για τους πρώτους 12 μήνες, υπό τις προϋποθέσεις που θέτει η νομοθεσία.

■ Τι πρέπει να κάνουν οι επιχειρήσεις πριν από την 1η Οκτωβρίου

Οι επιχειρήσεις της δεύτερης περιόδου έχουν μπροστά τους συγκεκριμένες ενέργειες:

1. Να ελέγξουν αν υπάγονται στην υποχρέωση.

2. Να επιλέξουν τρόπο έκδοσης: Πάροχος, timologio ή myDATAapp.

3. Να ελέγξουν το ERP τους και τον τρόπο με τον οποίο θα συνδέεται με το επιλεγμένο κανάλι έκδοσης.

4. Να ολοκληρώσουν εγκαίρως τη σχετική δήλωση στην ΑΑΔΕ, όπου απαιτείται.

5. Να πραγματοποιήσουν δοκιμαστικές εκδόσεις.

6. Να ενημερώσουν το προσωπικό και τον λογιστή της επιχείρησης.

Η προθεσμία της 1ης Οκτωβρίου 2026 είναι το βασικό ορόσημο για τη δεύτερη περίοδο, ενώ μέχρι το τέλος του έτους υπάρχει η ειδική δυνατότητα σταδιακής μετάβασης υπό τις προϋποθέσεις που έχει θέσει η ΑΑΔΕ.

■ Το συμπέρασμα

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν σημαίνει ότι κάθε επιχείρηση είναι υποχρεωμένη να πληρώνει ιδιώτη Πάροχο. Η νομοθεσία δίνει τη δυνατότητα επιλογής μεταξύ Παρόχου και των δωρεάν εφαρμογών της ΑΑΔΕ.

Αυτό που αλλάζει, όμως, είναι ο τρόπος έκδοσης των τιμολογίων: για τις συναλλαγές που υπάγονται στην υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση, η χρήση ενός απλού εμπορικού ή λογιστικού ERP από μόνη της δεν αρκεί.

Για τις επιχειρήσεις που εντάσσονται στη δεύτερη περίοδο, το κρίσιμο ορόσημο είναι η 1η Οκτωβρίου 2026. Μέχρι τότε θα πρέπει να έχουν αποφασίσει τον τρόπο με τον οποίο θα εκδίδουν τα ηλεκτρονικά τιμολόγιά τους και να έχουν προετοιμάσει τα συστήματα και τις διαδικασίες τους.

Η αλλαγή είναι σημαντική όχι μόνο επειδή επιβάλλεται από το φορολογικό πλαίσιο, αλλά επειδή μεταφέρει το τιμολόγιο από ένα απλό εμπορικό έγγραφο σε ένα πλήρως ψηφιακό φορολογικό παραστατικό, το οποίο συνδέεται άμεσα με τα ηλεκτρονικά βιβλία και την ΑΑΔΕ.

Παναγιώτης Ράγγος

Λογιστής Φοροτεχνικός  Α΄ Τάξης - 

Πιστοποιημένος Εσωτερικός Ελεγκτή