Με την νέα Εγκύκλιο 3496/10-02-2025 έχουμε την υποχρεωτική εφαρμογή της ψηφιακής κάρτας εργασίας στην εστίαση και στον τουρισμό από την 1η Μαρτίου 2025 καθώς και με την απόφαση 3270/06-2-2025 του υπ. Εργασίας, ορίζονται οι αλλαγές καθώς και η αυτοματοποιημένη προσυμπλήρωση της Αναλυτικής Περιοδικής Δήλωσης (ΑΠΔ) με στοιχεία της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας που αντλούνται από την Μηνιαία Εργασιακή Κατάσταση, μέσω της Ενιαίας Ροής Δεδομένων Απασχόλησης και Ασφάλισης.
Συγκεκριμένα:
Από την 1η Μαρτίου 2025 εντάσσονται στην υποχρεωτική τήρηση της ψηφιακής κάρτας εργασίας οι κλάδοι της εστίασης και του τουρισμού. Είναι ένα μέτρο που ήδη βρίσκεται σε πιλοτική εφαρμογή από τον Σεπτέμβριο του 2024.
Σύμφωνα με το άρθρο 5 της απόφασης 3270/06-2-2025 πλέον θα διενεργείται διασταύρωση των στοιχείων ΑΠΔ. Συγκεκριμένα, τα στοιχεία των πεδίων της ΑΠΔ, μετά την καταχώρησή τους και πριν την υποβολή της δύναται να διασταυρώνονται με τα στοιχεία της Μηνιαίας Εργασιακής Κατάστασης του άρθρου 3 της παρούσας, καθώς και με τα διαθέσιμα στοιχεία από το Ο.Π.Σ e-Ε.Φ.Κ.Α.
Τι αναφέρει το άρθρο 3 της παρούσης;
Στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ δημιουργείται Μηνιαία Εργασιακή Κατάσταση ανά σχέση εργασίας (εργοδότη-εργαζόμενου) που συγκεντρώνει και περιέχει στοιχεία απασχόλησης που τηρούνται στο ΠΣ Εργάνη ΙΙ. Η σύνθεση των στοιχείων, βάσει των διαδικασιών, οδηγεί στη δημιουργία μοναδικού αποτελέσματος (ανά εργαζόμενο - σχέση εργασίας) που δύναται στη συνέχεια να χρησιμοποιηθεί ως αναφορά για σύγκριση με τα στοιχεία δήλωσης ΑΠΔ από τον εργοδότη.
Η Μηνιαία Εργασιακή Κατάσταση περιέχει στοιχεία που αφορούν στην εργασιακή κατάσταση του εργαζομένου ανά μήνα τα οποία εμπεριέχονται στις παρακάτω κατηγορίες:
→ Στοιχεία Εργοδότη/Έργου.
→ Σχέση Απασχόλησης (Εξαρτημένη, Απασχόληση σε Οικοδομοτεχνικά Έργα, Ωφελούμενοι Ειδικών Εντύπων).
→ Προσωπικά Στοιχεία Εργαζόμενου.
→ Στοιχεία Εργασιακής Σχέσης.
→ Στοιχεία Ψηφιακής Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας.
→ Στοιχεία Κάρτας Εργασίας.
Το σύνολο των στοιχείων της Μηνιαίας Εργασιακής Κατάστασης προκύπτει από επεξεργασία στοιχείων που έχουν υποβληθεί από τους εργοδότες βάσει των διαδικασιών του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.
Σε περίπτωση που προκύψει ασυμφωνία με τα στοιχεία των ελέγχων της προηγούμενης παραγράφου, ενημερώνεται ηλεκτρονικά ο εργοδότης για την ανάγκη διόρθωσης των λανθασμένων εγγραφών της ΑΠΔ πριν από την οριστική υποβολή της.
Η ορθότητα, η πληρότητα και η ακρίβεια των στοιχείων που περιλαμβάνονται στα πεδία της ΑΠΔ, αποτελούν ευθύνη του εργοδότη ή του κατά περίπτωση υπόχρεου προς υποβολή στοιχείων ή των εξουσιοδοτημένων από αυτούς προσώπων.
Εφόσον μετά την οριστική υποβολή των ΑΠΔ στο ΟΠΣ e-ΕΦΚΑ εντοπιστούν λάθη ή παραλείψεις, οι αρμόδιες υπηρεσίες του e-ΕΦΚΑ προβαίνουν σε ελέγχους ουσιαστικούς, επιτόπιους, διασταυρώσεις με στοιχεία άλλων υπηρεσιών καθώς και ειδικούς ελέγχους.
Συμπέρασμα
Η σήμανση της ψηφιακής κάρτας απεικονίζει την πρώτη είσοδο και την τελευταία έξοδο από τις κτιριακές εγκαταστάσεις της επιχείρησης, η οποία σε περιπτώσεις εργαζομένων που δεν ξεκινούν ή δεν ολοκληρώνουν την εργασία τους σε αυτές, δεν ισοδυναμεί με μέτρηση του συνολικού ημερήσιου χρόνου απασχόλησής τους. Για την μέτρηση του συνολικού χρόνου ημερήσιας απασχόλησης των εργαζομένων συνυπολογίζεται το προδηλωθέν ωράριο στην Ψηφιακή Οργάνωση του Χρόνου Εργασίας στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ, το προγραμματισμένο ωράριο και η σήμανση της ψηφιακής κάρτας εργασίας.
Αποκλίσεις μεταξύ του δηλωθέντος ωραρίου στην Ψηφιακή Οργάνωση του Χρόνου Εργασίας και σημάνσεων - χτυπημάτων της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας πλέον θα επιφέρει προβλήματα τόσο στην έκδοση της μισθοδοσίας όσο και ως προς τις ασφαλιστικές εισφορές που αποτυπώνονται μέσω της Αναλυτικής Περιοδικής Δήλωσης (ΑΠΔ).
Από τη στιγμή που μια επιχείρηση – εργοδότης εντάσσεται στον μηχανισμό της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας, είναι υποχρεωμένη, ανεξαρτήτως αριθμού εργαζομένων, να διαθέτει και να ενεργοποιεί αντιστοίχως, σύστημα ψηφιακής κάρτας εργασίας για το σύνολο των εργαζομένων της με σύμβαση ή σχέση εξαρτημένης εργασίας, που απασχολούνται με φυσική παρουσία στο χώρο παροχής εργασίας της επιχείρησης, (ήτοι, στην παρούσα φάση εφαρμογής, στις κτιριακές της εγκαταστάσεις), συμπεριλαμβανομένων και όσων απασχολούνται σε αυτήν μέσω δανεισμού.
Η ευθύνη για την ορθή εφαρμογή του συστήματος της ψηφιακής κάρτας εργασίας, για την ορθή χρήση της από τον εργαζόμενο καθώς και για την τήρηση του ψηφιακά δηλωθέντος ωραρίου βαρύνει τον εργοδότη. Η σήμανση της ψηφιακής κάρτας εργασίας, η οποία θα πρέπει να είναι σύμφωνη με την ψηφιακή δήλωση του ωραρίου εργασίας, αποτελεί υποχρέωση του εργαζομένου
που δεν μπορεί να υποκατασταθεί κατ΄άλλο τρόπο από τον εργοδότη (π.χ. συμπλήρωση ελλιπών «χτυπημάτων» από τον εργοδότη).
Με τη χρήση της ψηφιακής κάρτας, σημαίνεται η πρώτη είσοδος και η τελευταία έξοδος από τις κτιριακές εγκαταστάσεις της επιχείρησης, η οποία σε συνδυασμό με το συμβατικό προδηλωθέν και το προγραμματισμένο ημερήσιο ωράριο στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ, παράγει αποτελέσματα σε σχέση με τον πραγματικό ημερήσιο χρόνο απασχόλησης των εργαζομένων, όπως την ώρα έναρξης και λήξης της εργασίας, τη διάρκεια του διαλείμματος, καθώς και την υπέρβαση του νόμιμου ωραρίου εργασίας.
Η σήμανση της ψηφιακής κάρτας εργασίας θα πρέπει να είναι σύμφωνη με την πραγματική έναρξη ή την πραγματική λήξη της απασχόλησης στις κτιριακές εγκαταστάσεις της επιχείρησης. Σε αντίθετη περίπτωση επιβάλλονται οι προβλεπόμενες κυρώσεις.
Συνεπώς, αν βρεθεί εργαζόμενος να εργάζεται στις κτιριακές εγκαταστάσεις της επιχείρησης πριν την έναρξη του ψηφιακά δηλωθέντος ωραρίου εργασίας του και δεν έχει σημάνει την κάρτα του ή βρεθεί να εργάζεται, αφού έχει σημάνει την κάρτα του κατά τη λήξη του ψηφιακά δηλωθέντος ωραρίου του, επιβάλλονται κυρώσεις.
Σε κάθε περίπτωση ο αριθμός των χτυπημάτων της ψηφιακής κάρτας εργασίας των εργαζομένων σε επίπεδο ημέρας θα πρέπει να είναι ζυγός αριθμός.
→ Μηδέν (0) χτύπημα
Όταν ο εργαζόμενος εργάζεται με το σύστημα της τηλεργασίας ή δεν έχει καθόλου φυσική παρουσία στις κτιριακές εγκαταστάσεις της επιχείρησης κατά μια συγκεκριμένη ημέρα για λόγους που δικαιολογούνται από την φύση της εργασίας του ή την κατάσταση (π.χ. απεργία, μη προσέλευση στην εργασία κ.α.)
→ Δύο (2) χτυπήματα
Όταν ο εργαζόμενος εργάζεται με συνεχές ωράριο στις κτιριακές εγκαταστάσεις της επιχείρησης, στην οποία περίπτωση θα πρέπει να σημάνει την κάρτα του κατά την πρώτη είσοδο στην επιχείρηση και κατά την τελευταία έξοδο από αυτήν. Ευνόητο είναι ότι δεν λαμβάνονται υπόψη τυχόν ενδιάμεσα χτυπήματα.
→ Τέσσερα (4) χτυπήματα
Αφορά την περίπτωση που ο εργαζόμενος εργάζεται με σπαστό ωράριο στις κτιριακές εγκαταστάσεις της επιχείρησης, στην οποία περίπτωση θα πρέπει να σημάνει την κάρτα του κατά την πρώτη είσοδο και κατά την τελευταία έξοδο, τόσο του πρώτου όσο και του δεύτερου τμήματος του ωραρίου του. Ευνόητο είναι ότι σε καμία περίπτωση δεν λαμβάνονται υπόψη τυχόν ενδιάμεσα χτυπήματα.
Οι εργοδότες θα πρέπει να προσέχουν πάρα πολύ στην τήρηση των δηλωθέντων ωραρίων που υπάρχουν στο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ. Δεν θα πρέπει να υπάρχουν αποκλίσεις μεταξύ των “χτυπημάτων” της κάρτας από τους εργαζόμενους με τα δηλωθέντα ωράρια του συστήματος ΕΡΓΑΝΗ. Αν υπάρχουν αποκλίσεις, θα υπάρχουν πλέον θέματα όπως αναφέρθηκε τόσο στην μισθοδοσία όσο και στις εισφορές. Επίσης μεγάλες αποκλίσεις θα επιφέρουν ελέγχους και βέβαια πρόστιμα.
Μεγάλη προσοχή λοιπόν. Τα λάθη πληρώνονται…
Πιστοποιημένος Εσωτερικός Ελεγκτής